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Tres conceptos clave para reducir costes de impresión

Publicado: 27 de Octubre de 2015

Hay una gran variedad de opciones a la hora de reducir costes de impresión en entorno empresarial, pero, en esta ocasión, queremos ir un poco más allá de las recomendaciones básicas y sintetizar qué podemos hacer en tres áreas clave de cualquier negocio.

 1. Capacidad y velocidades óptimas de impresión

 A la hora de entender mejor este punto hay que distinguir claramente esa idea de capacidad óptima de trabajo, una distinción que hemos hecho desde un principio y que resulta esencial en este punto.

Cuando hablamos de ese concepto nos estamos refiriendo a que una impresora concreta ha sido diseñada específicamente para soportar un determinado volumen de trabajo sin incurrir en un sobreesfuerzo, de manera que siempre que nos mantengamos dentro del mismo no estaremos forzando la impresora y no correremos el riesgo de enfrentar mantenimientos más frecuentes ni desgastes prematuros.

Junto a esto es esencial la velocidad de trabajo, ya de ella depende que podamos sacar adelante grandes flujos de trabajo en el menor tiempo posible.

No hay duda, el tiempo es dinero, y en un entorno de trabajo la velocidad de impresión juega un papel vital, ya que influye en las colas y esperas e impacta directamente en el ritmo de trabajo que pueden mantener los empleados.

Como vemos una impresora que no cumpla con nuestras necesidades de capacidad y velocidad de impresión será una ineficiencia clara que no nos ayudará en absoluto a reducir costes, sino más bien a todo lo contrario.

2. Herramientas de gestión y seguridad

El software juega un papel muy importante dentro de las impresoras actuales que se han convertido en equipos capaces de trabajar de forma totalmente autónoma e integran una gran cantidad de funciones, ganando en complejidad.

Todo esto implica unos costes mayores de gestión y mantenimiento, sobre todo cuando vamos a montar redes de trabajo de muchos puestos y el fabricante de nuestra impresora no nos proporciona las herramientas necesarias para poder disfrutar de una administración simplificada.

En este sentido podemos acabar desbordados e incurrir en grandes gastos derivados de un departamento TI saturado, algo que no ocurre cuando contamos con el apoyo de un software a la altura de lo esperado.

En este sentido, HP cuida al máximo sus herramientas profesionales, apostando por una plataforma sencilla e intuitiva que integra además soluciones de seguridad avanzadas, un punto clave dado que la falta de seguridad en un entorno de impresión puede derivar en pérdidas, filtraciones o robos de información que acaben suponiendo un gasto enorme para nuestra empresa.

3. Más allá de la impresión: funciones avanzadas

Podemos entender por funciones avanzadas muchas características, aunque sin duda las más habituales son la conectividad Wifi y NFC, así como el soporte de impresión móvil.

Este tipo de funciones nos permiten en muchos casos simplificar el entorno de impresión, y por tanto nos facilitan la creación de entornos de trabajo mucho mejor ajustados a las necesidades reales de nuestra empresa, optimizados y eficientes.

Por otro lado, el acceso a tecnologías como NFC nos facilita la adopción de ciertas políticas de seguridad sin necesidad de incurrir en grandes gastos, mientras que la impresión móvil nos ayuda a maximizar la productividad de nuestros empleados.

Conviene analizar nuestro flujo de trabajo para determinar cómo estas funciones extra nos pueden ayudar a ser más productivos y eficientes, reduciendo con ello los costes.

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